W każdym przedsiębiorstwie zachodzi mnóstwo procesów, które są wzajemnie powiązane i ich niezakłócone działanie przekłada się na wyniki finansowe, sprawną organizację i prawidłowe funkcjonowanie. Każdy proces związany jest z określoną procedurą, a odpowiedzialność za jego prawidłowy przebieg spoczywa na konkretnej osobie czy dziale w organizacji.
Czym jest mapowanie procesów?
Mapowanie procesu to graficzne przedstawienie wszystkich operacji zachodzących w firmie, zależności i odpowiedzialności pomiędzy działami. To swoisty diagram, który pozwala całościowo spojrzeć na poszczególne obszary przedsiębiorstwa, wyeliminować błędy, wprowadzić działania korygujące lub zapobiegawcze oraz dostosować lub uzupełnić konieczną dokumentację czy zbiór procedur.
Mapowanie procesu powinno zostać wdrożone w każdej firmie: zarówno w tej małej, składającej się z kilkunastu pracowników, jak i w dużej korporacji. Za pomocą mapy procesu można bez trudu prześledzić wszystkie etapy produkcji, kontroli jakości czy pracy działu zaopatrzenia czy działu reklamacji.
Mapowanie jest również świetnym narzędziem do wdrożenia nowych pracowników, gdyż w przejrzystej formie można przedstawić sposób działania przedsiębiorstwa, zakresy odpowiedzialności, określony procedury i zależności pomiędzy działami.
Mapowanie procesów, a standaryzacja
Mapowanie procesów ma wiele zalet, wśród których należy wymienić kilka zasadniczych. Po pierwsze dzięki mapie procesów zachodzących w firmie wprowadza się automatycznie pewną standaryzację, co pozwala uniknąć niepożądanych i nieprzemyślanych działań. Im większa firma tym samowolne działania mogą przynieść więcej szkód, dlatego każdy proces powinien bezwzględnie podlegać określonym standardom.
Co więcej dzięki prawidłowej mapie procesów kadra zarządzająca może bardzo szybko eliminować tzw. wąskie gardła na produkcji czy na magazynie (dotyczy to zwłaszcza firm produkcyjnych). Szybka reakcja i podjęcie stosownych działań pozwalają zapobiec stratom czy przestojom.
Inne zalety mapowania procesów
Kolejna ważną zaletą mapowania procesów jest optymalizacja działalności przedsiębiorstwa. Transparentność zachodzących w firmie mechanizmów sprawia, że łatwiej obserwować na bieżąco, a następnie wdrożyć działania optymalizujące, które, w dłuższej perspektywie, bezpośrednio przekładają się na wyniki przedsiębiorstwa.
Ponadto wraz z rozwojem firmy znaczenia nabiera zakres odpowiedzialności kierownictwa oraz zależności pomiędzy działami. Prawidłowo przygotowana mapa procesów bez trudu zidentyfikuje wszystkie błędy i niedociągnięcia w tych obszarach.
